Najem okazjonalny - co to jest i jak działa? Prawa i obowiązki wynajmującego i najemcy

Co to jest najem okazjonalny i kto może z niego skorzystać?

Zgodnie z art. 19a ustawy o ochronie praw lokatorów najem okazjonalny dotyczy lokalu mieszkalnego, którego właścicielem jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej w zakresie wynajmowania lokali. Umowę zawiera się na czas oznaczony, maksymalnie na 10 lat.

Jest to więc rozwiązanie przeznaczone przede wszystkim dla prywatnego właściciela mieszkania wynajmującego je poza działalnością gospodarczą. Jeżeli wynajem jest prowadzony w ramach działalności, zastosowanie może mieć m.in. najem instytucjonalny, uregulowany odrębnie w ustawie o ochronie praw lokatorów.

Najem okazjonalny nie oznacza jednak „najmu bez praw lokatora”. Nie pozwala również właścicielowi dowolnie zakończyć umowy. Jego przewaga ujawnia się przede wszystkim wtedy, gdy najem już wygasł albo został skutecznie rozwiązany, a lokator nie chce dobrowolnie wydać mieszkania.

Najem okazjonalny a zwykła umowa najmu

Najważniejsza różnica dotyczy drogi do odzyskania lokalu. W najmie okazjonalnym najemca już przy zawieraniu umowy składa przed notariuszem oświadczenie, w którym poddaje się egzekucji i zobowiązuje do opróżnienia oraz wydania mieszkania po ustaniu najmu.

Dokument ten jest później wykorzystywany zamiast prowadzenia klasycznego procesu o nakazanie opróżnienia lokalu.

Nie oznacza to jednak prawa do samodzielnej eksmisji. Właściciel nie może po prostu wymienić zamków, usunąć rzeczy lokatora czy odciąć mediów. Po ustaniu najmu musi doręczyć ustawowe żądanie opróżnienia lokalu, a przy jego niewykonaniu wystąpić do sądu o nadanie klauzuli wykonalności aktowi notarialnemu.

Dopiero po uzyskaniu tytułu wykonawczego sprawa może zostać skierowana do komornika.

Jak powinna wyglądać umowa najmu okazjonalnego?

Umowa najmu okazjonalnego oraz jej zmiany wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. Cała umowa nie musi być jednak sporządzona jako akt notarialny – forma aktu notarialnego dotyczy oświadczenia najemcy o poddaniu się egzekucji.

Umowa musi być zawarta na czas oznaczony, nie dłuższy niż 10 lat. Warto dokładnie określić strony, lokal, wysokość czynszu, termin płatności, zasady rozliczania mediów i opłat administracyjnych, kaucję, wyposażenie oraz odpowiedzialność za szkody.

Szczególnie ważne są przypadki wcześniejszego wypowiedzenia. Kodeks cywilny wskazuje w art. 673 § 3, że gdy czas trwania najmu jest oznaczony, zarówno wynajmujący, jak i najemca mogą wypowiedzieć najem w przypadkach określonych w umowie.

Warto więc precyzyjnie wskazać takie sytuacje zamiast posługiwać się bardzo ogólną klauzulą o możliwości rozwiązania umowy w dowolnym momencie.

W najmie okazjonalnym właściciel może podwyższyć czynsz zgodnie z warunkami określonymi w umowie. Jeżeli strony przewidują np. coroczną waloryzację czynszu, sposób obliczania nowej stawki powinien zostać opisany jednoznacznie.

Najem okazjonalny - jakie dokumenty są potrzebne?

Poza pisemną umową ustawa wymaga co do zasady trzech kluczowych załączników. Ich prawidłowe przygotowanie jest jednym z podstawowych warunków, aby umowa najmu okazjonalnego spełniała swoje zadanie.

Oświadczenie najemcy w formie aktu notarialnego

Pierwszym dokumentem jest oświadczenie najemcy sporządzone w formie aktu notarialnego. Najemca poddaje się w nim egzekucji oraz zobowiązuje do opróżnienia i wydania lokalu używanego na podstawie umowy najmu okazjonalnego w terminie wskazanym w późniejszym żądaniu właściciela.

To właśnie ten dokument ma zostać następnie zaopatrzony przez sąd w klauzulę wykonalności, jeżeli po zakończeniu najmu lokator nie wyprowadzi się dobrowolnie.

Notariusz nie wypowiada jednak umowy i nie przeprowadza eksmisji. Akt notarialny jest podstawą późniejszej egzekucji, ale nie zastępuje prawidłowego zakończenia stosunku najmu ani pozostałych czynności wymaganych przez ustawę.

Wynagrodzenie notariusza za sporządzenie tego oświadczenia nie może przekroczyć jednej dziesiątej minimalnego wynagrodzenia za pracę. Od 1 stycznia 2026 r. minimalne wynagrodzenie wynosi 4806 zł, dlatego ustawowy limit wynagrodzenia notariusza za tę czynność wynosi 480,60 zł.

Wskazanie innego lokalu

Drugim dokumentem jest wskazanie przez najemcę innego lokalu, w którym będzie mógł zamieszkać w przypadku wykonania obowiązku opróżnienia wynajmowanego mieszkania.

Potocznie taki lokal często określa się jako „lokal zastępczy”, ale ustawa posługuje się pojęciem innego lokalu. Nie należy go utożsamiać z ustawowym „lokalem zamiennym”.

Może to być przykładowo mieszkanie należące do rodziców, krewnych czy innej osoby. Istotne jest, aby osoba składająca zgodę była właścicielem takiego lokalu albo posiadała inny tytuł prawny pozwalający jej wyrazić zgodę na zamieszkanie najemcy.

Zgoda osoby uprawnionej do wskazanego lokalu

Trzecim załącznikiem jest oświadczenie właściciela wskazanego lokalu lub innej osoby posiadającej do niego tytuł prawny o zgodzie na zamieszkanie najemcy oraz osób z nim mieszkających.

Co istotne, notarialne poświadczenie podpisu pod taką zgodą nie jest obowiązkowe w każdym przypadku. Ustawa przewiduje, że oświadczenie z podpisem notarialnie poświadczonym przedstawia się na żądanie wynajmującego.

Nie należy więc mylić tej zgody z obowiązkowym aktem notarialnym najemcy o poddaniu się egzekucji.

Ważny wyjątek obowiązujący w 2026 r.

Aktualne przepisy przewidują istotny wyjątek dotyczący najemcy będącego beneficjentem ochrony czasowej. Od 5 marca 2026 r. przy zawieraniu przez taką osobę umowy najmu okazjonalnego nie stosuje się wymogu wskazania innego lokalu oraz przedstawienia oświadczenia właściciela lub osoby posiadającej tytuł prawny do tego lokalu.

Nie stosuje się również obowiązku późniejszego wskazania nowego lokalu.

Jest to ważna zmiana w stosunku do standardowego modelu najmu okazjonalnego. Dlatego przy przygotowywaniu umowy w 2026 r. nie można automatycznie zakładać, że każdy najemca musi przedstawić wszystkie trzy opisane wcześniej dokumenty.

Co jeśli najemca straci możliwość zamieszkania we wskazanym lokalu?

W standardowym najmie okazjonalnym najemca, który w czasie trwania umowy utraci możliwość zamieszkania we wskazanym wcześniej lokalu, ma 21 dni od dnia, w którym dowiedział się o tej okoliczności, na wskazanie innego lokalu i przedstawienie nowej zgody osoby uprawnionej.

Jeżeli nie spełni tego obowiązku, właściciel może wypowiedzieć umowę najmu okazjonalnego na piśmie z zachowaniem co najmniej siedmiodniowego okresu wypowiedzenia.

Opisany obowiązek nie dotyczy beneficjentów ochrony czasowej objętych aktualnym wyjątkiem ustawowym.

Zgłoszenie najmu okazjonalnego do urzędu skarbowego

Jedną z najważniejszych formalności po stronie właściciela jest zgłoszenie zawarcia umowy najmu okazjonalnego naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu ze względu na miejsce zamieszkania właściciela.

Termin wynosi 14 dni od dnia rozpoczęcia najmu. Nie należy więc automatycznie liczyć go od dnia podpisania umowy – daty te mogą być różne.

Właściciel powinien zachować potwierdzenie dokonania zgłoszenia. Na żądanie najemcy ma obowiązek je przedstawić, a potwierdzenie będzie potrzebne również wtedy, gdy po zakończeniu umowy właściciel wystąpi do sądu o nadanie klauzuli wykonalności aktowi notarialnemu.

Ustawa nie wskazuje jednego obowiązkowego urzędowego formularza takiego zgłoszenia. Z punktu widzenia właściciela ważne jest więc skuteczne dokonanie zgłoszenia oraz zachowanie dowodu jego złożenia.

Obowiązek zgłoszenia najmu okazjonalnego jest przy tym czymś innym niż bieżące rozliczanie podatku od przychodów uzyskiwanych z najmu.

Niedotrzymanie 14-dniowego terminu ma bardzo poważne skutki. W takim przypadku właściciel traci możliwość korzystania z części szczególnych rozwiązań przewidzianych dla najmu okazjonalnego, w tym uproszczonej procedury prowadzącej do opróżnienia lokalu na podstawie notarialnego oświadczenia najemcy.

W praktyce właściciel może mieć podpisaną umowę, komplet załączników i akt notarialny, ale przez brak terminowego zgłoszenia do urzędu skarbowego nie uzyskać najważniejszej ochrony wynikającej z tej konstrukcji.

Kaucja przy najmie okazjonalnym

Właściciel może uzależnić zawarcie umowy od wpłacenia kaucji zabezpieczającej należności z tytułu najmu istniejące w dniu opróżnienia lokalu oraz ewentualne koszty egzekucji obowiązku opróżnienia mieszkania.

Kaucja nie może przekraczać sześciokrotności miesięcznego czynszu obowiązującego w dniu zawarcia umowy.

Po opróżnieniu lokalu powinna zostać zwrócona w ciągu miesiąca, po potrąceniu należności właściciela, które mogą zostać z niej pokryte.

W praktyce zabezpieczeniem zarówno dla wynajmującego, jak i najemcy jest szczegółowy protokół zdawczo-odbiorczy. Warto opisać w nim stan mieszkania i wyposażenia, wpisać stany liczników oraz wykonać dokumentację zdjęciową.

Pozwala to ograniczyć późniejsze spory dotyczące szkód i rozliczenia kaucji.

Prawa i obowiązki wynajmującego i najemcy

Najem okazjonalny nie daje właścicielowi prawa do nieograniczonego wchodzenia do wynajętego mieszkania.

Ustawa przewiduje obowiązek udostępnienia lokalu m.in. w przypadku awarii powodującej szkodę albo bezpośrednio grożącej jej powstaniem. Zwykły przegląd stanu i wyposażenia technicznego powinien natomiast odbywać się po wcześniejszym ustaleniu terminu z lokatorem.

Najemca powinien terminowo płacić czynsz i ustalone opłaty, używać mieszkania zgodnie z umową i jego przeznaczeniem, dbać o lokal oraz przestrzegać porządku domowego.

Bez wymaganej pisemnej zgody właściciela nie może również podnająć mieszkania ani oddać go lub jego części do bezpłatnego używania w przypadkach objętych ustawą.

Również właściciel musi przestrzegać zasad wypowiedzenia.

Przykładowo przy zaległościach objętych ustawą wypowiedzenie może nastąpić, gdy najemca zalega z zapłatą za co najmniej trzy pełne okresy płatności. Wcześniej najemca musi jednak otrzymać pisemne uprzedzenie o zamiarze wypowiedzenia oraz dodatkowy miesięczny termin na uregulowanie zaległych i bieżących należności.

Sam fakt zawarcia umowy najmu okazjonalnego nie pozwala więc pomijać procedur związanych z prawidłowym wypowiedzeniem umowy.

Jak zakończyć umowę najmu okazjonalnego?

Umowa najmu okazjonalnego wygasa po upływie czasu, na jaki została zawarta, albo ulega rozwiązaniu po upływie okresu wypowiedzenia.

Przy umowie terminowej możliwość wcześniejszego wypowiedzenia należy oceniać na podstawie obowiązujących przepisów oraz postanowień samej umowy.

Jeżeli najemca dobrowolnie zwraca mieszkanie, strony powinny sporządzić protokół, spisać liczniki, przekazać klucze oraz rozliczyć media, ewentualne szkody i kaucję.

Specjalna procedura egzekucyjna najmu okazjonalnego jest potrzebna dopiero wtedy, gdy po ustaniu umowy lokal nie zostanie dobrowolnie opróżniony.

Opróżnienie lokalu - jak wygląda procedura?

Jeżeli po wygaśnięciu lub rozwiązaniu umowy najemca nie wyprowadził się dobrowolnie, właściciel musi doręczyć mu pisemne żądanie opróżnienia lokalu.

Dokument powinien być opatrzony urzędowo poświadczonym podpisem właściciela.

Musi wskazywać właściciela i najemcę, umowę oraz przyczynę ustania stosunku najmu, a także wyznaczać termin na opróżnienie mieszkania nie krótszy niż 7 dni od dnia doręczenia żądania.

Jeżeli wyznaczony termin upłynie bezskutecznie, właściciel może wystąpić do sądu o nadanie klauzuli wykonalności notarialnemu oświadczeniu najemcy.

Do wniosku trzeba dołączyć żądanie opróżnienia lokalu wraz z dowodem jego doręczenia albo dowodem wysłania przesyłką poleconą, dokument potwierdzający tytuł prawny właściciela do lokalu oraz potwierdzenie zgłoszenia najmu okazjonalnego do urzędu skarbowego.

Po nadaniu klauzuli wykonalności sprawę można skierować do komornika.

Główna zaleta najmu okazjonalnego polega więc na możliwości uniknięcia klasycznego procesu o nakazanie opróżnienia lokalu. Nie oznacza natomiast możliwości przeprowadzenia legalnej eksmisji samodzielnie, bez przewidzianej prawem procedury sądowej i egzekucyjnej.

Najczęstsze błędy przy umowie najmu okazjonalnego

Pierwszym błędem jest przekonanie, że wystarczy nazwać dokument „umową najmu okazjonalnego”.

Problemy powodują między innymi brak formy pisemnej, zawarcie umowy na czas nieoznaczony lub dłuższy niż 10 lat, zastosowanie tej konstrukcji przez właściciela prowadzącego działalność gospodarczą w zakresie wynajmowania lokali oraz brak notarialnego oświadczenia najemcy.

W standardowym przypadku błędem jest również brak wskazania innego lokalu albo brak zgody osoby posiadającej do niego tytuł prawny.

Kolejny problem może pojawić się w trakcie trwania najmu, jeśli najemca utraci możliwość zamieszkania we wskazanym lokalu i nie dostarczy nowych dokumentów w ciągu ustawowych 21 dni.

Trzeba jednak pamiętać, że w 2026 r. obowiązuje opisany wcześniej wyjątek dotyczący beneficjentów ochrony czasowej.

Bardzo poważnym uchybieniem jest niezłożenie zgłoszenia do właściwego urzędu skarbowego w ciągu 14 dni od rozpoczęcia najmu.

Właściciel może mieć wówczas podpisaną umowę, komplet standardowych załączników i akt notarialny, a mimo to nie skorzystać z uproszczonej procedury opróżnienia lokalu.

Błędy zdarzają się także przy kończeniu najmu. Wadliwe wypowiedzenie nie zostanie „naprawione” przez sam akt notarialny.

Problemem może być też żądanie opróżnienia lokalu bez urzędowo poświadczonego podpisu właściciela, wyznaczenie terminu krótszego niż 7 dni albo brak dokumentu pozwalającego wykazać doręczenie żądania.

Dlatego pełną dokumentację warto przechowywać od chwili podpisania umowy aż do ostatecznego zwrotu mieszkania.

Czy najem okazjonalny się opłaca?

Dla prywatnego właściciela największą zaletą najmu okazjonalnego jest bardziej przewidywalna droga do odzyskania mieszkania po prawidłowym zakończeniu umowy.

W zamian trzeba dopełnić formalności: zawrzeć właściwą umowę, zebrać wymagane dokumenty, uzyskać notarialne oświadczenie najemcy i terminowo zgłosić najem do urzędu skarbowego.

Dobrze przygotowany najem okazjonalny nie pozwala ominąć praw lokatora, ale może istotnie uprościć egzekucję obowiązku opróżnienia mieszkania.

Właśnie dlatego poprawność dokumentów warto sprawdzić już przy podpisywaniu umowy, a nie dopiero wtedy, gdy pojawią się zaległości, konflikt z najemcą albo problem z odzyskaniem lokalu.

Źródło: Zespół redakcyjny portalu zbudujmydom.pl